Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem Pemrosesan Transaksi atau Transaction Processing System adalah bagian dari sistem informasi yang merupakan sebuah sistem yang menjalankan dan mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan untuk menjalankan bisnis. Contohnya adalah seperti memasukkan pesanan penjualan, pemesanan hotel,penggajian , pencatatan karyawan dan pengiriman.

Tujuan utama dari sistem pada tingkat ini adalah untuk menjawab pertanyaan rutin dan melacak arus transaksi yang melalui organisasi. Pada tingkat operasional, tugas, sumber daya, dan tujuan ditentukan sebelumnya dan sangat terstruktur. Keputusan untuk memberikan kredit kepada pelanggan, contohnya, dilakukan oleh pengawas tingkat yang lebih rendah sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Yang harus ditentukan adalah apakah pelanggan memenuhi kriteria. 

Manajer butuh sistem untuk memonitor status operasional internal dan hubungan perusahaan dengan lingkungan eksternal. Sistem Pemrosesan Transaksi juga merupakan pembuat utama informasi bagi jenis sistem lainnya.Sistem Pemrosesan transaksi seringkali sangat penting bagi bisnis sehingga kegagalan sistem selama beberapa jam dapat mengakibatkan kejatuhan perusahaan dan mungkin perusahaan lain yang berhubungan dengannya.

Karakteristik SPT (Sistem Pemrosesan Transaksi )

Sistem pemrosesan transaksi sangat diperlukan oleh setiap perusahaan, orgsnisasi, instansi pemerintah, atau institusi apapun untuk mengolah data – data induk dan transaksi. Bila perusahaan dapat membangun sistem pemrosesan transaksi dengan baik, maka perusahaan juga dapat memanfaatkanya dengan baik juga.

SPT memeiliki karakteristik yaitu :

•   SPT berfungsi mencatat data ke dalam basis data. Data yang dicatat meliputi data induk dan data transaksi. Data induk adalah data yang lengkap dan dapat berdiri sendiri, misalnya data pegawai, dat barang dagangan dan data pelanggan. Data transaksi adalah data yang digunakan untuk mencatat transaksi. Transaksi dalah berbagai perubahan atau peristiwa yang terjadi di perusahaan.

•  SPT digunakan oleh para pemakai akhir ( end user ), yang terdiri dari operator ( misalnya kasir, teller bank dan resepsionis hotel ) atau para manajer pelaksana.

•  SPT menyajikan informasi atau laporan yang bersifat baku atu standar tidak mengandung banyak variasi. Contoh : kasir hanya menyediakan nota penjualan yang terdiri dari secarik kertas, begitu juga dengan informasi yang dihasilkan oleh ATM.

•  SPT diperlukan hampir setiap hari , karena dlam suatu perusahaan transaksi selalu terjadi dan setiap transaksi yang terjadi harus dicatat.

•   SPT berguna untuk pembuatan keputusan yang terstruktur. keputusan yang terstruktur adalah keputusan yang timbul karena masalah yang sudah jelas dan jalan keluar juga jelas. Contoh: penjualan tiket pesawat, pelayanan bank melalui ATM, pencatatan tagihan telepon.

•   SPT memerlukan perangkat input dan output yang sangat bervariasi mulai dari komputer, mesin ATM, telpon dan perankat lain yang dalam masa depan akan semakin bervariasi dan mudah dig SPTunakan.

Tujuan SPT ( Sistem Pemrosesan Transaksi )

Mencatat Data Dan Transaksi

Sistem pemrosesan transaksi dirancang dan diterapkan perusahaan, memiliki beberapa tujuan. Tujuan SPT yaitu :

·         Mencatat setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Tidak hanya transakai jual beli, tetapi juga berbagai perubahan data, misalnya perubahan harga jual barang dagangan.

·         Mempercepat proses yang terjadi dalam perusahaan. Misalnya sebuah biro perjalanan akan menjual tiket perjalanan ke tujuan tertentu.

·         Menyediakan informasi atas kegiatan operasional dengan akurat dan tepat waktu.

·         Meningkatkan kinerja dan layanan perusahaan. Contoh: perusahaan pengiriman barang dapat memberikan informasi bagi para pelangganya, perjalanan barang yang dikirimnya. Informasi dapat diakses melalui internet atau sms.

Kegiatan Utama SPT

SPT mencatat data ke dalam basis data. Data yang dicatat dapat berbentuk macam – macam, misalnya huruf, angka, tanda bahkan gambar dan suara. Dengan adanya kemajuan di bidang komputer, dat dicatat ke dalam sistem komputer, tidak lagi dalam bentuk aslinya, tetapi sudah diubah ke dalam bentuk digital yang hanya dapat dibaca oleh komputer. Dan bentuk digital ini disimpan dalam media yang khusus dibuat untuk menampung data, diantaranya adalah disket, hardisk, CD, flash memori, dan magnetic tape atu kaset.

Data disimpan dengan suatu metode yang sistematis, sehingga sewaktu – waktu diperlukan lagi dapat diambil dengan cara cepat dan akurat. Biasanya data disimpan dalam bentuk tabel, seperti halnya dengan daftar tamu dan daftar presensi. Tabel terdiri dari beberapa baris dan setiap baris terdiri dari beberapa kolom. Baris menggambarkan entitas ( misalnya satu orang mahasiswa ) dan kolom menggambarkan ciri atau atribut ( misal nomor mahasiswa ).

Data dapat dicatat dengan beberapa cara, yang masing – masing cara dapat dikelompokan ke dalam metode langsung dan tidak langsung. Metode tidak langsung memerlukan keyboard sehingga antara data asli dengan komputer ada data tambahan, yaitu penekanan tombol keyboard oleh operator. Misalnya seorang nasabah menabung uang dan menyerahkan kepada teller dengan mengisi formulir setor. Teller akan menuliskan beberapa informasi yang ada di formulir ke dalam sistem komputer dengan menggunakan keyboard. Inilah yang disebut tidak langsung.

Sedangkan metode langsung tidak memerlukan penekanan pada keyboard oleh operator. Contohnya seorang kasir supermarket menginput barang – barang yang dibeli oleh pembeli, dengan menggunakan alat yang disebut bar code reader (pembaca kode bar) karena setiap barang sudah ditempel kode bar.

Memproses Data

Memproses data merupakan kegiatan memanipulasi data agar diperoleh informasi yang diperlukan. Kegiatan memanipulasi data dapat berupa kegiatan aritmatika (menambah, mengurang, mengalikan, membagi, menjumlah ) atau kegiatan manual ( meringkas, mengurutkan, memisah, menggabung, menghapus dan menyisipkan ).

Pemrosesan data dapat dilakukan secara manual maupun menggunakan komputer. Pengolahan data menggunakan komputer jauh lebih baik dibandingkan secara manual, karena konsisten, tidak terpengaruh emosi, cepat dan teliti.

Pemrosesan dat dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu cara batch process ( sequantial processing ) dan cara online  ( real time ). Cara batch dilakukan dengan mengumpulkan data terlebih dahulu, baik secara fisik maupun secara digital dalam komputer, dan secara berkala akan diolah misalnya setelah terkumpul data tertentu. Car ini tidak memerlukan biaya yang mahal bahkan ukup dengan satu komputer. Misalnya suatu perusahaan mencatat data transaksi penjualan secara manual dalam faktur penjualan. Faktur selama satu hari lalu dikumpulkan, lalu esok paginya diinput dalam komputer dan diproses.

Cara online dilakukan setelah data transaksi dicatat. Contoh: pada waktu seseorang mengambil uang melalui ATM, datnya akan diperbarui setelah orang tersebut berhasil mengambil uangnya. Cara ini memerlukan alat yang lebih mahal, karena hrus tersedia beberapa mesin atau komputer yang saling terhubung.

Menghasilkan Informasi Baku

Fungsi terakhir dalam SPT adalh menghasilkan laporan yan bentuknya sudah baku. Laporan dap[at berbentuk hard copy ( tercetak ) maupun soft copy ( tampilan di komputer atu suara ). Laporan yang dihasilkan oleh mesin ATM dan cash register sangat baku dan tidak banyak variasinya. Waktu pelaporan sudah ditentukan baik secara berkala ( seminggu sekali ) maupun setelah suatu kejadian ( setelah transaksi penjualan dicatat ).

Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi

Komponen sistem pemrosesan transaksi adalah sebagai berikut.

Prosedur

Prosedur adalah serangkaian kegiatan yang sudah dibakukan untuk menangani suatu peristiwa atau transaksi. Serangkaian kegiatan ini terdiri atas beberapa urutan langkah yang tidak dapat dibalik. Sebagai contoh, sistem penjualan barang di supermarket. Prosedurnya adalah: (1) pembeli memilih dan mengambil barang, (2) membawanya kekasir untuk diinput, (3) membayar, lalu (4) membawa keluar barang belanjaannya. Urutan langkah dari (1) sampai (4) tersebut tidak dapat ditukar, misalnya pembeli membayar terlebih dahulu, baru memilih barangnya, atau membawa keluar dulu barangnya.

Perangkat Pemroses

Sistem Pemrosesan Transaksi bertugas mencatat dan memroses data dalam jumlah besar. Pemrosesan memerlukan perangkat khusus, agar dapat dilakukan dengan cepat, akurat, dan meyakinkan. Saat ini perangkat yang paling banyak digunakan dalam memroses data dalam jumlah besar adalah komputer.

Pemrosesan dapat dilakukan dengan dua metode pokok, yaitu batch processing (sering juga disebut dengan sequential processing) dan real-time processing (sering disebut dengan on-line processing).

Batch processing dilakukan dengan cara mencatat dan mengumpulkan data secara periodik (bisa jam-jaman, bisa harian, atau bahkan bulanan), lalu diolah sekaligus secara bersama-sama. Pemrosesan model batch ini cocok digunakan untuk informasi yang tidak harus bersifat up-to-date, misalnya adalah nilai ujian mahasiswa.

Real-time processing dilakukan dengan cara mencatat data pada saat transaksi berlangsung dan langsung mengolahnya, sehingga dapat segera dihasilkan informasi. Pengolahan data model ini diperlukan untuk informasi yang harus bersifat up-to-date. Informasi seperti ini misalnya adalah informasi mengenai saldo bank.

Dokumen

Dokumen adalah media yang digunakan untuk mencatat data dan menghasilkan informasi. Dokumen dapat berbentuk hardcopy ( misalnya formulir dalam bentuk cetakan dikertas) maupun softcopy (misalnya tampilan di layar komputer dan suara yang dapat didengarkan melalui telepon). Dokumen digunakan untuk menyampaikan informasi atau menyampaikan perintah kepada pihak lain.

Sistem Pengendalian Internal

Sistem pengendalian internal merupakan berbagai perangkat dan prosedur yang digunakan perusahaan untuk menjamin agar sistem informasi tetap dapat digunakan dengan baik. Agar tetap terjaga kualitasnya, sistem informasi harus dilengkapi dengan sistem pengendalian internal.

Tujuan utama sistem pengendalian internal adalah :

ü  Melindungi harta kekayaan perusahaan, baik yang berwujud maupun tidak.

ü  Meningkatkan kehandalan dan kualitas informasi yang dihasilkan oleh sistem                                   

ü  Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan perusahaan.

ü  Meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

ü  Ada lima proses dalam sistem pengendalian internal, yaitu :

ü  Komitmen atau perhatian manajemen puncak untuk menyelenggarakan sistem pengendalian.

ü  Lingkungan pengendalian yang kondusif sehingga memudahkan dilaksanakannya sistem pengendalian.

ü  Komunikasi yang baik di antara berbagai pihak yang memakai sistem pengolahan transaksi.

ü  Monitoring terhadap pelaksanaan sistem maupun pengendalian.

ü  Evaluasi terhadap penyelenggaraan sistem.

Basis Data

Basis data adalah sekumpulan tabel yang saling berkait. Sebuah tabel berisi data yang sejenis, misalnya tabel barang, berisi data barang secara lengkap, tabel karyawan berisi data karyawan secara lengkap, dan seterusnya. Antara tabel satu dengan tabel lainnya harus dapat dihubungkan, sehingga dapat menghasilkan informasi baru. Setiap sistem informasi memerlukan basis data. Basis data yang baik dapat menghasilkan informasi yang baik juga.

Karakterisitik Data dan Informasi

Selama ini data dan informasi yang sering kita dapatkan berbentuk tulisan, yaitu huruf dan angka. Dengan perkembangan teknologi, terutama teknologi komputer dan multimedia, data dan informasi tidak hanya berbentuk tulisan, tetapi sudah lebih bervariasi, yaitu berbentuk gambar, suara, warna, sinar, getaran, dan sebagainya.

Informasi yang baik tidak hanya diperlukan oleh manajemen perusahaan, tetapi juga diperlukan oleh pihak internal dan eksternal lainnya. Misalnya, dari pihak internal, karyawan perusahaan ingin mengetahui seberapa banyak rencana produksi bulan ini, sehingga perlu disiapkan berapa banyak bahan baku dan berapa banyak karyawan. Dari pihak eksternal contohnya adalah bank yang akan memberi kredit kepada perusahaan. Dalam hal ini, informasi menjadi suatu sumber daya yang sama pentingnya dengan sumber daya yang lain seperti dana, aktiva, dan sumber daya manusia.

Contoh SPT

Bagi manajemen, sistem informasi harus dapat memberi nilai lebih kepada pelanggan dan pemasok, sehingga dapat menciptakan hal-hal berikut ini :

ü  Membatasi perusahaan lain untuk masuk ke dalam industri tempat perusahaan berada.

ü  Menciptakan switching cost kepada pelanggan.

ü  Menciptakan switching cost kepada pemasok.

Meningkatkan efisiensi di dalam perusahaan.

Sebagai contoh adalah dunia perbankan. Bagi nasabah bank yang sudah lama menjadi nasabah bank tertentu, akan kesulitan bila harus pindah ke bank lain. Nasabah tersebut harus berurusan dengan masalah-masalah administrasi, yaitu pendaftaran. Masalah lain adalah perbedaan layanan yang disediakan oleh bank yang baru. Apabila bank yang lama sudah dapat member layanan yang memuaskan, maka tidak ada alasan bagi nasabah tersebut untuk pindah ke bank lain. Berbagai pengorbanan yang dikeluarkan atau dilakukan oleh nasabah untuk berpindah ke bank lain disebut dengan switching cost.

Switching cost juga dapat terjadi pada pemasok. Apabila pemasok memutuskan untuk menghentikan layanan kepada pelanggan dan mencari pelanggan lain, akan menyebabkan pemasok tersebut mengeluarkan biaya tambahan atau perlakuan khusus.

Sistem informasi juga harus dapat mempercepat proses di dalam perusahaan, meningkatkan akurasi informasi, dan memudahkan karyawan mengerjakan pekerjaan.